Compliance & Governança Corporativa EBANX

Índice

1. Introdução e Objetivos

2. Escopo e usuários

3. Termos e definições

4. Diretrizes

   4.1. Responsabilidade de Implementação

   4.1.1. Board of Directors

   4.1.2. Legal

   4.1.3. People

   4.1.4. Compras

   4.1.5. Risk & Compliance

   4.1.6. Auditoria Interna

   4.1.7. Demais Áreas

   4.2. Gerenciamento de Riscos

   4.3. Treinamentos

   4.4. Medidas Disciplinares

   4.5. Vigência

5. Princípios

   5.1. Comunidade

   5.1.1. Giving Back to Society

   5.2. Meio Ambiente

6. Referências Normativas

7. Publicação e distribuição de políticas

1. Introdução e Objetivos

Esta Política é uma extensão do Código de Conduta EBANX. Ela tem como objetivo estabelecer as condutas, princípios, diretrizes e procedimentos, no âmbito do EBANX Holding LLC (“EBANX”) e de suas subsidiárias, para as práticas socioambientais do EBANX, pautando-se nos princípios da relevância e proporcionalidade.

Por meio desta, objetiva-se assegurar que as práticas e estratégias da empresa estejam alinhadas para resguardar proteção e propagação do desenvolvimento socioambiental sustentável.

2. Escopo e usuários

Este documento se aplica a todos os ebankers, a todos os produtos e a todas as empresas do EBANX, em todas as localidades em que o EBANX se encontre, e que estejam executando atividades profissionais, seja no país onde estão registrados ou no exterior, incluindo:

• Sócios e acionistas

• Diretores

• Empregados por prazo determinado ou indeterminado em qualquer cargo

• Estagiários

• Aprendizes

Indivíduos, empresas, prestadores de serviço e parceiros com relações de negócio com o EBANX também ficam obrigados a cumprir as regras estabelecidas nesta Política.

As entidades subsidiárias do EBANX, controladas e coligadas, poderão editar normas adicionais à presente Política, destinadas a disciplinar o tema dentro de sua alçada de atuação.

3. Termos e definições

Para fins desta Política, aplicam-se as seguintes definições:

• PRSA: Política de Responsabilidade Socioambiental;

• KYP: Know Your Partner - Procedimento realizado pela área de Compliance a fim de conhecer a natureza e a reputação de empresas e agentes com os quais o EBANX realiza negócios;

• Conflito de Interesses: Situação gerada pelo conflito entre um interesse individual (de um ebanker, de um fornecedor, de um cliente, dentre outros) e do interesse corporativo, na qual haja prejuízo para o EBANX;

• Responsabilidade socioambiental: desenvolvimento de práticas e tomadas de decisão da empresa pautados com observâncias em boas práticas socioambientais, agindo de maneira responsável, promovendo um ambiente corporativo ético e transparente e respeitando as legislações e regulamentações aplicáveis;

• Riscos Socioambientais: eventos socioambientais que surgem de incertezas às quais a Empresa está exposta, e que podem impactar negativamente os objetivos e a geração de valor para o EBANX e seus clientes;

• Avaliação de risco: é a parte da gestão de riscos que fornece um processo estruturado que identifica como os objetivos podem ser afetados e analisa o risco em prazo de consequências e suas probabilidades antes de decidir se é necessário um tratamento adicional;

• Risk & Control Assessment (RCA): é um processo contínuo que visa mapear os principais processos dos negócios, identificar, avaliar e monitorar seus riscos e controles associados, identificar exposições de risco e determinar ações corretivas. É realizado pelas áreas que executam os processos, com o apoio e governança da equipe de Internal Controls;

• Impacto: O resultado negativo de um evento de risco sobre os objetivos da empresa;

• CIPAA: Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e Assédio;

• Gases do efeito estufa (GEE): gases que absorvem uma parte dos raios do sol e os redistribuem em forma de radiação na atmosfera gerando o “efeito estufa”. Os principais gases são dióxido de carbono, metano, óxido nitroso, ozônio e vapor d' água;

• ISO 20400: fornece orientação para organizações, independentemente de sua atividade ou tamanho, sobre a integração da sustentabilidade nas compras.

4. Diretrizes

4.1. Responsabilidade de Implementação

A responsabilidade de implementação da PRSA compete ao board, aos ebankers e aos fornecedores do EBANX, atentando-se às seguintes diretrizes de Governança:

4.1.1. Board of Directors

Compete ao Board of Directors:

• A criação de medidas e estratégias para sustentabilidade (iniciativas de proteção do meio ambiente e direitos humanos) visando o desenvolvimento econômico sustentável, de acordo com as legislações aplicáveis;

• Verificação de eventual necessidade de atualização ou criação de mais medidas socioambientais;

• Denominar responsáveis pela Política e por sua divulgação interna e externa.

4.1.2. Legal

Compete à área de Legal:

• Atuar nos processos judiciais em que for acionado em decorrência de condutas de clientes, fornecedores, colaboradores e demais parceiros relacionados a danos socioambiental;

• A implementação de cláusulas de obrigações socioambientais, prevenção de trabalho escravo, infantil e exploração sexual, o respeito ao meio ambiente e o combate a todas as formas de corrupção;

• Exercer um papel consultivo para garantir que as práticas socioambientais estejam de acordo com a legislação e regulação vigente.

4.1.3. People

Compete à área de People:

• Promover ações e recomendações para disseminar os direcionamentos da PRSA na cultura do EBANX, atentando-se à eles nas escolhas de ambientes, nos relacionamentos com clientes, colaboradores, prestadores de serviços;

• Estimular a diversidade e inclusão no ambiente de trabalho, por meio de processos de seleção, retenção e relacionamento com os ebankers;

• Implementar programas socioambientais, como Jovem Aprendiz e Pessoas com Deficiência;

• Promover ações sociais;

• Garantir o alinhamento das ações realizadas com as comunidades em que o EBANX está inserido, de acordo com as diretrizes da PRSA, de maneira transversal e transparente.

4.1.4. Compras

Compete à área de Compras:

• Analisar sempre que possível critérios ambientais, sociais e de governança nos processos e políticas de compras assim como prevê a ISO 20400.

4.1.5. Risk & Compliance

Compete à área de Risk & Compliance:

• Realizar o acompanhamento do cumprimento da PRSA, monitorando eventuais infrações;

• Promover treinamentos para os ebankers sobre a Política, instruindo acerca de seu cumprimento, conceituando e definindo possíveis infrações e promovendo a instrução acerca das diretrizes da PRSA;

• Realizar a confecção de pareceres socioambientais quando identificado algum risco ou negociação que possa afetar a questão socioambiental;

• Implementar as diretrizes da Política durante os procedimentos de KYP;

• Estabelecer requisitos e procedimentos em ações que envolvam doações e patrocínios;

• Realizar Due Diligence de clientes e fornecedores, pessoas físicas e jurídicas, incluindo a verificação de notícias internacionais e nacionais que envolvam corrupção, lavagem de dinheiro, fraudes e escândalos socioambientais;

• Aplicar as listas de produtos proibidos e restritos nos procedimentos de onboarding e monitoramento;

• Implementar documentos normativos e processos para evitar Conflito de Interesses; Definir uma matriz de risco socioambiental;

• Incluir os riscos socioambientais no Risk & Control Assessment (RCA), estabelecendo sistemas, rotinas e procedimentos para identificar, classificar, avaliar, monitorar, mitigar e controlar o risco ambiental presente nas atividades e operações do EBANX;

• Estabelecer critérios para monitoramento e avaliação dos processos relacionados ao risco socioambiental e executar o monitoramento;

• Observar o cumprimento da Política na criação de novos serviços e produtos.

4.1.6. Auditoria Interna

Compete a Auditoria Interna:

• Verificar e avaliar, de forma periódica, a efetividade da implementação da Política e apontar eventuais oportunidades de melhoria.

  
  

4.1.7. Demais Áreas

Compete a todos os colaboradores do EBANX:

• Observar o cumprimento da Política e as respectivas Leis e Regulações que a embasam;

• Preferir e utilizar documentação digital, evitando a impressão e a utilização de papel;

• Praticar o consumo consciente e uso eficaz de recursos dentro e fora da empresa;

• Denunciar, por meio do EBANX Helpline, o descumprimento da Política e suas diretrizes;

• Na condução de negócios, levar em consideração as recomendações realizadas pelo time de Global Risk & Compliance.

4.2. Gerenciamento de Riscos e Controles Internos

Para monitorar a ocorrência de perdas e danos socioambientais e manter controles adequados de risco, o EBANX possui sistemas, rotinas e procedimentos que visam a identificar, avaliar, gerenciar e mitigar os Riscos Socioambientais das suas operações e atividades, os quais são definidos a partir dos princípios da relevância e proporcionalidade.

O gerenciamento de riscos deverá consistir nas seguintes ações:

• Incluir os riscos socioambientais no Risk & Control Assessment (RCA), estabelecendo sistemas, rotinas e procedimentos para identificar, classificar, avaliar, monitorar, mitigar e controlar o risco ambiental presente nas atividades e operações do EBANX;

• Estabelecer critérios para monitoramento e avaliação dos processos relacionados ao risco socioambiental;

• Avaliação prévia dos possíveis impactos socioambientais negativos que a empresa está sujeita, atentando-se ao risco reputacional;

• Definir uma matriz de risco socioambiental e, quando um stakeholder apresentar risco, encaminhar o caso ao time de Compliance para análise aprofundada;

• Registrar os dados referentes a perdas efetivas relacionadas a danos socioambientais. Tais dados consistem em valores, tipo do dano, local do dano, setor econômico objeto da operação. Além disso, estes dados permanecerão registrados pelo período mínimo de 5 anos;

• Implementação de procedimentos para constante adequação dos procedimentos de gerenciamento de risco socioambiental perante às mudanças legais, regulamentares e de mercado.

4.3. Treinamentos

O EBANX irá promover a capacitação sobre a Política, instruindo acerca de suas diretrizes e seu cumprimento, conceituando e definindo possíveis infrações a todos os ebankers envolvidos diretamente em sua implementação.

4.4. Medidas Disciplinares

Os ebankers devem estar cientes que uma falha para com suas responsabilidades e o descumprimento desta Política poderá acarretar sanções e medidas disciplinares.

4.5. Vigência

A revisão da presente Política deverá ocorrer com periodicidade anual devendo ser aprovada pela Diretoria e divulgada internamente e externamente para as partes interessadas.

5. Princípios

O EBANX se compromete a pautar sua atuação com base na responsabilidade socioambiental, guiando suas atividades e produtos para promoção de um desenvolvimento econômico e social responsável, inspirado pelos Objetivos do Desenvolvimento Sustentável (ODS), parte da Agenda 2030 lançada pela Organização das Nações Unidas (ONU) em 2015, que define as prioridades e aspirações para o desenvolvimento sustentável e busca aglutinar esforços em torno de objetivos, metas e indicadores.

A incorporação das práticas desta Política irá coincidir com as especificidades da atividade da empresa, respeitando os direcionamentos legais e regulamentares aplicáveis e visando reduzir eventuais impactos socioambientais prejudiciais.

As diretrizes convencionadas neste documento foram estabelecidas em coerência com a relevância das atividades e operações da empresa e de maneira proporcional a complexidades destas. As ações que versam esta Política são integradas com o gerenciamento dos Riscos Socioambientais das atividades e produtos do EBANX, assim como baseadas nos seguintes princípios:

• Fomentar o desenvolvimento sustentável no contexto econômico, social e ambiental.

• Observância plena ao respeito dos direitos humanos, comprometendo-se a promover um ambiente de integridade e inclusão social, prezando pelo respeito aos países e pessoas em que o EBANX opera e os demais.

• Posicionamento ético e transparente perante o público e as autoridades, atuando de maneira efetiva para coibir atos que atentem contra essa Política.

• Respeito às normas e políticas nacionais e internacionais que versem sobre o tema, visando o contínuo aprimoramento das nossas práticas.

• Refletir os princípios que norteiam as atividades do EBANX no seu relacionamento com a comunidade e o meio ambiente.

5.1 Comunidade

O EBANX é orientado pelos valores de Conhecimento, Comprometimento, Persistência, Orientação a Resultados e Sonho Grande, sendo todos esses direcionados a atingir sua missão de dar acesso. Para a concretização desses valores de maneira sustentável, é indiscutível a necessidade de proporcionarmos condições de trabalho dignas para todos os nossos colaboradores, clientes e fornecedores, repudiando todos os eventuais atos discriminatórios e que sejam contrários ao nosso Código de Conduta e demais políticas.

Em consonância com essas orientações, o EBANX dispõe de um time responsável pela governança e acompanhamento do Plano de Continuidade de Negócios e possui uma Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e Assédio (CIPAA), visando a mitigação de acidentes e a difusão de melhorias no bem-estar de nossos funcionários.

Prezamos pelo respeito aos nossos clientes, colaboradores e fornecedores e implementamos práticas que resguardem a transparência e imparcialidade em nossas atividades. Assim, mediante nossa ampla variedade de políticas, como nosso Código de Conduta, nossas Políticas Antissuborno e Anticorrupção e de Prevenção e Combate à Lavagem de Dinheiro, visamos prevenir, detectar e remediar quaisquer atos que não estão alinhados com nossos princípios.

Desta maneira, direcionamos a propagação de uma cultura de respeito e integridade no ambiente corporativo. O acatamento de tais recomendações pode inclusive gerar o encerramento da relação com clientes, fornecedores ou colaboradores que pratiquem condutas contrárias aos nossos princípios e valores.

Ainda, resguardamos a responsabilidade corporativa, comprometendo-se a manter um relacionamento com as autoridades pautado na transparência, promovendo boas práticas com os órgãos reguladores e atuando conforme as legislações e regulamentações pertinentes.

5.1.1. Giving Back to Society

Os valores do EBANX citados no tópico anterior são destinados à realização da missão principal da empresa, dar acesso. Nossa atuação como empresa transcende aos nossos objetivos de desempenho no mercado, buscamos proporcionar acesso no sentido amplo da palavra.

Sendo esta nossa missão, desenvolvemos diversas ações de cultura e educação que objetivam o desenvolvimento social das mais variadas formas.

Algumas das práticas adotadas para fomentar o desenvolvimento sustentável são:

• Constante mobilização de ações sociais nas comunidades próximas às regiões onde o EBANX tem operações;

• Incentivo de eventos e fomento à cultura;

• Desenvolvimento de projetos para diminuir a ausência de pessoas de grupos sub-representados do mercado da tecnologia;

• Realização de eventos que buscam discutir e difundir conhecimento sobre temas relevantes para a sociedade;

• Parcerias e doações com ONGs e associações, promovendo diversas campanhas de arrecadação;

• Interação com instituições de ensino e universidades;

• Oportunidade de empregos para menores aprendizes;

• Apoio a organizações que promovem a defesa dos direitos humanos das pessoas LGBTQIAPN+, pessoas com deficiência, equidade para mulheres e pessoas negras.

5.2 Meio Ambiente

O EBANX se compromete a propagar um ambiente corporativo que preze pela preservação do meio ambiente, fomentando práticas sustentáveis, as quais estão em constante evolução.

As práticas a seguir são alguns exemplos de como o EBANX gerencia os impactos e riscos socioambientais voltados a preservação do meio ambiente:

• Preferência pela adoção de documentos e comunicados em formato digital reduzindo assim o consumo de papel e de toner;

• Coleta seletiva de lixo para reciclagem;

• Automatização de torneiras para evitar o desperdício de água;

• Conscientização para o consumo sustentável no escritório;

• Incentivo à mobilidade consciente;

• Mensuração e mitigação das emissões de gases do efeito estufa ocasionados pela operação;

• Monitoramento e circularidade de equipamentos eletrônicos utilizados pelos ebankers.

6. Referências Normativas

Devido ao seu caráter institucional, a Política de Responsabilidade Socioambiental está correlacionada aos seguintes documentos da empresa:

• ID 317- Código de Conduta;

• ID 263 - Política de Prevenção e combate à lavagem de dinheiro e ao financiamento do Terrorismo;

• ID 329- Política Antissuborno e Anticorrupção.

7. Publicação e distribuição de políticas

Qualquer nova política ou modificação de documento existente deve ser disponibilizada a todas as partes interessadas. Políticas estão disponíveis para consulta, pelos ebankers, na plataforma OneTrust, na seção “Políticas”. Documentos públicos podem ser encontrados nos websites do EBANX.